1.- og 2.-godkenders roller

Introduktion  
Baggrund  
Formål  
Vejledning
Vejledning for 1. og 2. godkendersroller

Funktionsadskillelse:
Der skal være en personmæssig adskillelse mellem den medarbejder der bogfører, og den medarbejder som frigiver betalinger. Dette gælder købsfaktura, rejseafregninger og kreditorposteringer (DDI og GIS-udbetalinger). Funktionsadskillelsen er systemunderstøttet og kontrolleres af Brugerkontrolenheden.
2.-
godkender foretager kontrollen Tryk F5 for betalingsoversigt/Funktion/Kontroller funktionsadskillelse.


RejsUd - detaljeret beskrivelse:
1.-godkender trækker udbetalingskladden. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for Rejs-Ud poster. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer. Hvis status er fejl på nogle linjer, skal de rettes eller slettes.
Fejl kan skyldes, at betalingsposten er i kredit og derfor skal udlignes eller slettes (jf. Opgavesplit og kundeaftale).
Fejl kan også skyldes fejl i betalingsoplysninger. Kontroller betalingsoplysninger/fejllog.
Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status: ”delvist godkendt”.
Der gives besked til 2.-godkender enten via mail eller mundtligt.

2.-
godkender åbner rapporten "Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag" Sti: bogføring/"Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag"/vis udskrift.
Åben Basware og find relevant rejseafregning.
Posterne fra Navision Stat sammenholdes nu med posterne fra Basware. CPR-nummer og beløb kontrolleres. Er der forskel i data mellem Navision Stat og Basware, skal disse kontrolleres – dette kan skyldes udligning af skyldige beløb.
(Rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” gemmes som pdf på T-drevet med påførte bemærkninger om ændringer.)

E-bilag - detaljeret beskrivelse:
1.-godkender trækker udbetalingskladde. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for E-bilag samt eventuelle manuelle bilag. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer. Hvis status er fejl på nogle linjer, skal de rettes eller slettes.
Fejl kan skyldes åbne kreditnotaer og derfor skal udlignes (jf. Opgavesplit og kundeaftale).
Fejl kan også skyldes fejl i betalingsoplysninger. Kontroller betalingsoplysninger/fejllog. Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status ”delvist godkendt”.
Der gives besked til 2.-godkender enten via mail eller mundtligt.

2.-
godkender åbner rapporten ” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” Sti: bogføring/”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag”/Vis udskrift.
2.-godkenders kontrol:

  • Ved elektroniske fakturaer kontrollerer 2.-godkender rapporten: ” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag”” for eventuelle forskelle imellem den oprindelige e-faktura, som blev modtaget i indbakken, og de oplysninger som ligger i udbetalingskladden.

Er der manuelle bilag med i betalingen, skal 2.-godkender kontrollere at:
- Beløb
- Forfaldsdato
- Betalingsoplysninger
- Kreditor
Er korrekt jf. fakturaen, der enten er gemt i det elektroniske arkiv eller ligger under afviste i E-bilag.
(Rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” gemmes som pdf på T-drevet med påførte bemærkninger om ændringer).

DDI - detaljeret beskrivelse:
1.-godkender trækker udbetalingskladde. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for udbetalinger gennem DDI’en. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer. Hvis status er fejl på nogle linjer, skal de rettes eller slettes.
Fejl kan skyldes fejl i betalingsoplysninger. Kontroller betalingsoplysninger/fejllog. Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status: ”delvist godkendt”.
Der gives besked til 2.-godkender enten via mail eller mundtligt.

2.-
godkender åbner rapporten: ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” - vis udskrift.


2.-godkender kontrollerer rapporten for eventuelle forskelle imellem den oprindelige post, som blev modtaget i DDI, og de oplysninger som ligger i udbetalingskladden.
Det er et krav, at alle vedhæftede bilag i DDI skal være i et låst format - pdf
Rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” gemmes som pdf på T-drevet med påførte bemærkninger om evt. ændringer og med henvisning til evt. bilagsnumre.

GIS betalinger – automatisk kontrol - detaljeret beskrivelse:
1.-godkender trækker udbetalingskladden. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for GIS betalinger. GIS betalinger der lever op til krav , har bilagstype ”GIS” i udbetalingskladde. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer.
1. godkender Kontrollerer betalingsoplysninger / fejllog. Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status ”delvist godkendt”

2.-
godkender åbner rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag”/Vis udskrift.
2.-godkender kontrollerer rapporten for eventuelle forskelle imellem den oprindelige post, som blev modtaget fra fagsystemet og de oplysninger som ligger i udbetalingskladden.

2.-godkender skal være opmærksomme på afvigelser:
  • Hvis det skyldes beløb eller betalingsmetode SKAL der forelægge grunddokumentation (som skal gemmes på t-drevet).
  • Er der E-bilagspartner opsætning skal den fjernes, og rapporten skal trækkes på ny.
  • Er der flere bankkort, skal bankkortet der er manuelt oprettet slettes, og rapporten skal trækkes på ny.
  • Er der tale om tekniske afvigelser, skal F1 kontaktes.

Hvis der er en GIS-udbetaling, der ikke lever op til kravene og har betalingen bilagstype ”Manuel” i kontrolrapport i udbetalingskladden, skal denne GIS-betaling skal behandles som GIS betalinger - manuel kontrol.

OBS.
De datastrømme der anvendes til ompostering i finanskladder, må ikke genere kreditorposter til udbetaling.
For at rapporten” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt bilag” kan anvendes på GIS betalinger automatisk, skal der opfyldes 7 krav. Se her.

Se evt. listen for de GIS-udbetalings datastrøm der kan foretage automatisk kontrol. Kontakt straks F1, hvis der opstår tvivl eller mangel ift. listen. Link til listen her.

GIS betalinger – manuel kontrol - detaljeret beskrivelse:
1.-godkender trækker udbetalingskladden. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for GIS betalinger.
GIS-betalinger der ikke lever op til krav har bilagstype "Manuel" i udbetalingskladden. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer.
1. godkender Kontrollerer betalingsoplysninger / fejllog. Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status ”delvist godkendt”

2.-
godkender åbner rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt bilag” Sti: bogføring/”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt bilag”/Vis udskrift.
2.-godkender kontrollerer betalingsoplysninger i rapporten” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt bilag” op mod grunddokumentation fra institutionen.

Dokumentation fra institution skal indeholde følgende oplysninger:
- Beløb
- Forfaldsdato
- Betalingsoplysninger
- Kreditor

Dokumentation fra institution arkiveres sammen med rapporten ” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt bilag”



For alle 4 betalingsformer gælder:
2.godkender skal nu godkende og sende betalingerne.
Dette gøres på følgende måde:

  • Åbn udbetalingskladden og gå til betalingsoversigten ved at trykke F5.
  • Betalingerne godkendes og sendes ved at vælge Funktion/Godkend og send (tryk Shift+F11).
  • Betalingerne ændrer status til ”Sendt NKS” ved nemkontobetalinger eller ”sendt” ved API-betalinger.
  • Hvis 2.-godkender selv har bogført poster i udbetalingskladden, vil disse ikke ændre status, men stadig stå som ”delvist godkendt”. Disse poster slettes, og 2.-godkender danner nyt betalingsforslag. 2.-godkender bliver dermed 1.-godkender.
  • Nemkontobetalinger kan først bogføres, når de får status ”modtaget NKS” eller ”modtaget”.
  • API betalinger kan bogføres straks

Brug af PDF Creator
Programmet ligger på alle computere i ØSC.
Åben rapport – klik på udskriv(Ctrl+P) vælg printer ”PDF creator” – klik ja til at udskrive



Skriv dokument titel ifølge arkivstrukturen på T-drev (sammenlign betalingsoplysninger med originalt bilag 2015-03-13-1 år-måned-dag-version) og klik på ”Save” og vælg destination.
Rapporten åbner i nyt vindue som pdf-fil, hvor kommentarerne kan påføres ved hjælp af ”skrivemaskine”.
Opsætning af rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag
Sti:Økonomistyring/Gæld/Udbetalingskladder PM - vælg knappen Bogføring og punktet "Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag".
Gå i Indstillinger og vælg de tabeller, som du ønsker at se i rapporten. I nedenstående skærmdump er valgt de tabeller, som giver den bedste kontrol.



Undtagelser  
Ansvarlig Carina Michele Birkholm Larsen