1.- og 2.-godkenders roller

Introduktion  
Baggrund  
Formål  
Vejledning



Funktionsadskillelse:
Der skal være en personmæssig adskillelse mellem den medarbejder der bogfører, og den medarbejder som frigiver betalinger. Dette gælder købsfaktura, rejseafregninger og kreditorposteringer (DDI). Funktionsadskillelsen er systemunderstøttet og kontrolleres af Brugerkontrolenheden.
2.-godkender
foretager kontrollen Tryk F5 for betalingsoversigt/Funktion/Kontroller funktionsadskillelse.

RejsUd - detaljeret beskrivelse:
1.-godkender trækker udbetalingskladden. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for Rejs-Ud poster. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer. Hvis status er fejl på nogle linjer, skal de rettes eller slettes.

Fejl kan skyldes, at betalingsposten er i kredit og derfor skal udlignes eller slettes (jf. Opgavesplit og kundeaftale). Fejl kan også skyldes fejl i betalingsoplysninger. Kontroller betalingsoplysninger/fejllog.

Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status: ”delvist godkendt”.

Der gives besked til 2.-godkender enten via mail eller mundtligt.

2.-godkender åbner rapporten "Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag" – bogføring/"Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag"/vis udskrift.
Åben Basware og find relevant rejseafregning.

Posterne fra Navision Stat sammenholdes nu med posterne fra Basware. CPR-nummer og beløb kontrolleres. Er der forskel i data mellem Navision Stat og Basware, skal disse kontrolleres – dette kan skyldes udligning af skyldige beløb.

(Rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” gemmes som pdf på T-drevet med påførte bemærkninger om ændringer.)

E-bilag - detaljeret beskrivelse:
1.-godkender trækker udbetalingskladde. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for E-bilag samt eventuelle manuelle bilag. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer. Hvis status er fejl på nogle linjer, skal de rettes eller slettes.

Fejl kan skyldes åbne kreditnotaer og derfor skal udlignes (jf. Opgavesplit og kundeaftale). Fejl kan også skyldes fejl i betalingsoplysninger. Kontroller betalingsoplysninger/fejllog. Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status ”delvist godkendt”.

Der gives besked til 2.-godkender enten via mail eller mundtligt. Eventuelle bilag (fx manuelle fakturaer) vedhæftes/afleveres.

2.-godkender åbner rapporten ” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” – bogføring/”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag”/Vis udskrift.

2.-godkenders kontrol:
  • Ved elektroniske fakturaer kontrollerer 2.-godkender rapporten: ” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag”” for eventuelle forskelle imellem den oprindelige e-faktura, som blev modtaget i indbakken, og de oplysninger som ligger i udbetalingskladden.

Er der manuelle bilag med i betalingen, skal 2.-godkender tjekke at:
- beløb
- forfaldsdato
- betalingsoplysninger
- kreditor
er korrekt jf. fakturaen, der enten er gemt i det elektroniske arkiv eller ligger under afviste i E-bilag.
(Rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” gemmes som pdf på T-drevet med påførte bemærkninger om ændringer).

DDI - detaljeret beskrivelse:
1.-godkender trækker udbetalingskladde. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for udbetalinger gennem DDI’en. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer. Hvis status er fejl på nogle linjer, skal de rettes eller slettes.

Fejl kan skyldes fejl i betalingsoplysninger. Kontroller betalingsoplysninger/fejllog. Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status: ”delvist godkendt”.

Der gives besked til 2.-godkender enten via mail eller mundtligt.

2.-godkender åbner rapporten: ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” – bogføring/”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” /vis udskrift.
2.-godkender kontrollerer rapporten: ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” for eventuelle forskelle imellem den oprindelige post, som blev modtaget i DDI, og de oplysninger som ligger i udbetalingskladden.

Det er et krav, at alle vedhæftede bilag i DDI skal være i et låst format - pdf
Rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” gemmes som pdf på T-drevet med påførte bemærkninger om evt. ændringer og med henvisning til evt. bilagsnumre.

GIS betalinger - detaljeret beskrivelse:

1.-godkender trækker udbetalingskladden. Det anbefales at trække en udbetalingskladde særskilt for GIS betalinger. Der kontrolleres, at betalingsstatus er valid på alle linjer.
1. godkender Kontrollerer betalingsoplysninger / fejllog. Når alle poster er valide 1.-godkendes udbetalingskladden – tryk F5 dernæst F11 og posterne får status ”delvist godkendt”
2.-godkender
åbner rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” – bogføring/”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag”/Vis udskrift.
2.-godkender kontrollerer rapporten” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” for eventuelle forskelle imellem den oprindelige post, som blev modtaget fra fagsystemet og de oplysninger som ligger i udbetalingskladden.

OBS. For at rapporten” Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag” kan anvendes på GIS betalinger, skal der opfyldes 7 krav. Se vejledning her.

For alle 4 betalingsformer gælder:
2.godkender skal nu godkende og sende betalingerne.

Dette gøres på følgende måde:
  • Åbn udbetalingskladden og gå til betalingsoversigten ved at trykke F5.
  • Betalingerne godkendes og sendes ved at vælge Funktion/Godkend og send (tryk Shift+F11).
  • Betalingerne ændrer status til ”Sendt NKS” ved nemkontobetalinger eller ”sendt” ved API-betalinger.
  • Hvis 2.-godkender selv har bogført poster i udbetalingskladden, vil disse ikke ændre status, men stadig stå som ”delvist godkendt”. Disse poster slettes, og 2.-godkender danner nyt betalingsforslag. 2.-godkender bliver dermed 1.-godkender.
  • Nemkontobetalinger kan først bogføres, når de får status ”modtaget NKS” eller ”modtaget”.
  • API betalinger kan bogføres straks.


Brug af PDF Creator
Programmet ligger på alle computere i ØSC.
Åben rapport – klik på udskriv(Ctrl+P) vælg printer ”PDF creator” – klik ja til at udskrive



Skriv dokument titel ifølge arkivstrukturen på T-drev (Check evt. kladde mod indbakke 2012-11-22 år-måned-dag) og klik på ”Save” og vælg destination.
Rapporten åbner i nyt vindue som pdf-fil, hvor kommentarerne kan påføres ved hjælp af ”skrivemaskine”.

Opsætning af rapporten ”Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag”

Sti:Økonomistyring/Gæld/Udbetalingskladder PM - vælg knappen Bogføring og punktet "Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag".

Gå i Indstillinger og vælg de tabeller, som du ønsker at se i rapporten. I nedenstående skærmdump er valgt de tabeller, som giver den bedste kontrol.

”sorter”
nede i højre hjørne.



Opsætning af rapporten ”Sammenlign udbetalingskladde med kreditoroplysninger sendt via GIS”. Rapporten anvendes kun på GIS betalinger.
Sti:Økonomistyring/Gæld/Udbetalingskladder PM - vælg knappen Bogføring og punktet "Sammenlign udbetalingskladde med kreditoroplysninger sendt via GIS".

Gå i Indstillinger og vælg fagsystem og de tabeller, som du ønsker at se i rapporten. I nedenstående skærmdump er valgt de tabeller, som giver den bedste kontrol.


Undtagelser  
Ansvarlig Irene Kornby Petersen